Santo Domingo: Pioneros en la Transformación Digital Municipal
La historia de éxito de Santo Domingo
La Municipalidad de Santo Domingo ha dado un gran paso hacia la digitalización. Gracias a su estrategia de gestión documental, hoy se posiciona entre las 20 municipalidades más
innovadoras de Chile, de un total de 345.
¿Quieres saber cómo lo lograron?
Acompáñanos a conocer cómo la adopción de Docux AI contribuyó a la automatización de miles de trámites por parte de la municipalidad en medio de la pandemia del Covid-19.
Antecedentes
En noviembre de 2020, se inició la implementación de la Ley de Transformación Digital del Estado en Chile, que exige que todo el ciclo de gestión de procedimientos administrativos en entidades públicas sea completamente electrónico.
Esto supuso un gran reto para todas instituciones públicas, pues ahora debían:
Digitalizar sus documentos
Contar con expedientes electrónicos
Garantizar la interoperabilidad entre instituciones
Facilitar que el ingreso de solicitudes sea con un formato electrónico
A pesar de estos retos, Chile ha logrado posicionarse en el puesto 31 a nivel mundial y tercero en América en Gobierno Electrónico, según el E- Government Survey 2024.
Para la ciudad de Santo Domingo, con cerca de 11.000 habitantes y ubicada en la región de Valparaíso, adaptarse a la Ley de Transformación Digital del Estado y a un enfoque de “cero papel” fue todo un desafío.
La Municipalidad de la ciudad también se enfrentó al contexto de la pandemia del Covid-19, en que incrementó aún más la necesidad de tener herramientas para modernizar la gestión de
trámites.
En respuesta a esta situación, la Municipalidad adoptó Docux AI, nuestro gestor documental, que permitió la automatización y digitalización de los trámites en un momento crítico.
Desafío
En marzo de 2020, la Municipalidad de Santo Domingo enfrentó un gran desafío:la necesidad urgente de digitalizar la gestión de los trámites ciudadanos, que hasta ese momento seguían siendo manuales.
“Entre el 17 y 18 de marzo de 2020 me quedé hasta las 3 de la mañana tratando de levantar
un sistema para mantener la trazabilidad de los decretos, para que los funcionarios pudieran
permanecer en sus casas.” Javier Bernal, Director de la Municipalidad de Santo Domingo.
Los principales retos:
Reducir la interacción facilitando la gestión de trámites a través de plataformas electrónicas.
Colaboración y comunicación entres las áreas de la Municipalidad.
Implementar y adoptar un gestor documental para dar cumpliento a los plazos de Ley de Transformación Digital del Estado.
Aunque la Municipalidad ya utilizaba Docux AI como gestor documental, la pandemia aceleró su implementación y adopción en toda la institución, permitiendo enfrentar los nuevos desafíos con mayor eficiencia.
Transformación digital en tiempo récord: Docux AI implementado en solo dos meses
Creamos e implementamos Docux AI en la Municipalidad de Santo Domingo en tiempo record, tan solo dos meses.
Docux AI es la solución documental Cloud diseñada para acelerar y automatizar los procesos únicos de cada negocio.
Principales características de Docux AI en la Municipalidad
1
Creación de expedientes
2
Carga y alojamiento de documentos
3
Clasificación de archivos
4
Control de versiones
5
Barra de búsqueda inteligente con filtros avanzados
¡Docux AI transformó la gestión de trámites en Santo Domingo!
La implementación y adaptación de Docux como gestor documental de la Municipalidad de Santo Domingo le permitió adelantarse en la adopción de la Ley de Transformación Digital del Estado, logrando digitalizar sus procesos administrativos manuales y convertirlos en electrónicos.
Docux fue especialmente útil en la época de pandemia del Covid-19:
“En esa época de pandemia, pasamos de un sistema de contingencia, unas planillas en hojas de cálculo, a un gestor documental como Docux. Fue una experiencia bien positiva, ya que resultó como lo habíamos proyectado y, además, fue colaborativo”, Javier Bernal, Director de la Municipalidad de Santo Domingo.
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